BİMÜŞAVİR olarak işletmenizin defter tutma yöntemini, beyan yükümlülüklerini ve mevcut dosya düzenini değerlendiriyor; kayıtların teslimini, dönem kontrollerini ve gerekli yetkilendirme işlemlerini birlikte planlıyoruz.
Devir dosyasının ve teslim kapsamının hazırlanması
Devir hazırlığında işletmenin mükellefiyet bilgileri, tuttuğu defterler ve vermekle yükümlü olduğu beyannameler belirlenir. Son tamamlanan muhasebe dönemi, son verilen beyannameler ve henüz kayıtlara alınmamış belgeler incelenerek teslim dosyasının kapsamı oluşturulur.
Dosyada yer alacak kayıtlar dönemlerine göre düzenlenir. Defterler, muhasebe dökümleri, beyannameler, tahakkuk fişleri ve ödeme belgeleri arasında bağlantı kurulabilecek bir arşiv yapısı hazırlanır. Devam eden yazışmalar ve tamamlanmamış işlemler de teslim listesine eklenir.
Teslim tarihi belirlenirken yaklaşan beyan, ödeme ve elektronik defter süreleri dikkate alınır. Geçiş sırasında tamamlanması gereken işler ile yeni hizmet döneminde yürütülecek işlemler açıkça belirlenir.
Yasal defterlerin ve elektronik kayıtların teslimi
Fiziki defterlerde defter türü, ait olduğu yıl, tasdik bilgileri ve kayıtların tamamlanma durumu kontrol edilir. İşletmenin tabi olduğu uygulamaya göre gerekli açılış ve kapanış onaylarına ilişkin bilgiler değerlendirilir. Muhasebe kayıtlarını destekleyen belgeler ve hesap dökümleri de teslim dosyasında yer alır.
E-Defter kapsamındaki işletmelerde defter ve berat dosyaları, ilgili elektronik muhasebe fişleri ve doğrulama verileri birlikte ele alınır. Elektronik arşivin dosya bütünlüğünü koruması, erişilebilir olması ve kayıtların gerektiğinde görüntülenebilmesi muhafaza ve ibraz düzeninin bir parçasıdır.
Defter-Beyan Sistemi kapsamındaki işletmelerde ise sistemdeki kayıt dönemleri, gelir ve gider kayıtları ile mevcut defter bilgileri incelenir. Muhasebe yazılımından alınan raporlar ve veri yedekleri, kullanılan uygulamanın imkânlarına göre ayrıca değerlendirilir.
Beyanname, tahakkuk ve ödeme kayıtlarının devri
Beyanname dosyası, işletmenin mükellefiyetine ve faaliyet yapısına göre hazırlanır. Her beyannamenin dönemi, gönderim ve onay bilgileri, varsa düzeltmeleri ve ilgili tahakkukları kontrol edilir.
Devir kapsamında başlıca şu kayıtlar değerlendirilir:
- KDV beyannameleri: Verilmiş beyannameler, hesaplama dökümleri ve devreden KDV bilgileri.
- Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannameleri: Vergi kesintileri, personel bildirimleri ve ilgili vergi ve SGK tahakkukları.
- Geçici vergi ve yıllık beyannameler: Mükellefiyetin gerektirdiği geçici vergi, gelir vergisi veya kurumlar vergisi beyannameleri ve bunların dayanak hesaplamaları.
- Düzeltme ve ek beyanlar: İşlemin gerekçesi, önceki beyanlarla ilişkisi ve ilgili belgeler.
- Tahakkuk ve ödeme dosyaları: Tahakkuk fişleri, ödeme dekontları, mahsup bilgileri ve varsa devam eden ödeme planları.
Verginin tahakkuk durumu ile ödeme durumu ayrı ayrı kontrol edilir. Tahakkuk fişleri, ödeme belgeleri ve vergi dairesi hesap bilgileri birlikte değerlendirilerek takip edilmesi gereken borçlar ve yaklaşan ödeme tarihleri belirlenir.
Beyanname verileri ile muhasebe kayıtlarının kontrolü
Teslim alınan beyannameler, ilgili dönemlerin muhasebe kayıtları ve hesaplama dökümleriyle karşılaştırılır. İşletmenin faaliyetlerine göre satışlar, alışlar, vergi kesintileri, ücret hesaplamaları ve diğer beyan unsurları incelenir.
Devreden KDV, mahsup edilecek vergiler, geçmiş yıl zararları ve amortismanlar gibi sonraki dönemleri etkileyen bilgiler ayrıca değerlendirilir. Beyannameye esas hesaplamaların dayanak belgeleriyle birlikte devralınması, bu bilgilerin yeni dönemde doğru kullanılmasını destekler.
Kayıtlar ile beyanlar arasında açıklama gerektiren farklılıklar tespit edildiğinde ilgili belgeler talep edilir. Gerekli düzeltmeler, işlemin niteliği ve dönemi dikkate alınarak planlanır.
Teslim tutanağı ve dijital yetkilendirme işlemleri
Teslim edilen defter ve belgelerin türü, dönemi ve kapsamı devir teslim tutanağında belirtilir. Elektronik dosyalar için teslim edilen arşivler ve veri yedekleri de listelenir. Eksik belgeler ile sonradan tamamlanacak kayıtlar ayrıca gösterilir.
Mesleki düzenlemeler, sözleşmenin sona ermesi halinde meslek mensubuna verilmiş defter ve belgelerin bir ay içinde tutanakla sahiplerine iade edilmesini öngörür. Teslimin gerçekleşmemesi durumunda ilgili meslek odasına bildirim yapılmasına ilişkin hükümler de bulunur.
Yeni dönemde elektronik beyan işlemlerinin yürütülmesi için gerekli sözleşme ve yetkilendirme kayıtları kontrol edilir. Defter-Beyan Sistemi üzerinden mükellef adına işlem yapılabilmesi, uygun aracılık ve sorumluluk sözleşmesinin düzenlenmesini ve gerekli bilgilerin GİB’e bildirilmesini gerektirir.
Açık dönemlerin ve tamamlanmamış işlemlerin takibi
Devir tarihinde kayıtları henüz tamamlanmamış dönemler, hazırlık aşamasındaki beyannameler ve gönderim veya onay işlemi sonuçlanmamış dosyalar belirlenir. Her işlem için mevcut durum, tamamlanması gereken belgeler ve takip edecek kişi netleştirilir.
Yaklaşan beyanname süreleri, ödeme tarihleri, e-Defter işlemleri ve kurum yazışmaları ortak bir takip takviminde düzenlenir. Geçmiş dönemlere ilişkin düzeltmeler, incelemeler veya iade süreçleri ise ilgili belgeleri ve sorumlulukları dikkate alınarak ayrıca ele alınır.
BİMÜŞAVİR olarak defter ve beyanname devrini, teslim edilen kayıtların kapsamını ve devam eden işlemlerin durumunu açıklığa kavuşturan bir süreç olarak yürütüyoruz. Amacımız, işletmenizin mali arşivini koruyan ve beyan yükümlülüklerinin düzenli takibini destekleyen bir çalışma düzeni oluşturmaktır.